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Événements associés
Les organisations ou les groupes souhaitant accueillir des réunions ou des activités associées à l'occasion du XVIe Congrès international sur le SIDA (SIDA 2006) doivent s'adresser à affiliatedevents@aids2006.org ou ils doivent remplir un formulaire de candidature. Les personnes qui souhaitent accueillir un événement associé doivent être des participants inscrits à SIDA 2006.
Le XVIe Congrès international sur le SIDA (SIDA 2006) souhaite maintenir la cohérence et l'intégrité du Congrès et, par conséquent, devra avoir été informé et avoir approuvé (à l'avance, par écrit) TOUS les événements associés, organisés conjointement avec le Congrès.
Les événements associés officiels se tiendront au Centre de congrès principal et pourront comprendre englober des lieux, des créneaux horaires et des formats élargis, parmi lesquels : symposiums, réunions professionnelles, soupers et réceptions, réunion des groupes de chercheurs, ateliers, débats et avant-Congrès. Les événements peuvent être spécifiques de populations ou de certaines questions (p. ex., femmes, gays/hommes ayant des rapports homosexuels, réduction des préjudices, basés sur la foi) et organisés par des sociétés, scientifiques, communautés, professionnels de la santé, etc.
Les organisations souhaitant accueillir un événement associé au XVIe Congrès international sur le SIDA doivent se conformer strictement aux directives concernant l'horaire et le lieu.
Les organisateurs du Congrès se réservent le droit d'approuver ou de rejeter une demande pour accueillir un événement associé. Ils pourront décliner, tout ou partie d’une demande s’ils estiment qu’elle ne correspond pas à l’esprit ou l’objectif du XVIe Congrès international sur le SIDA. Le XVIe Congrès international sur le SIDA n'est pas responsable du contenu définitif ni de l'organisation de ces événements, qui incombent aux organisateurs de l'événement.
Important : Les événements associés diffèrent des symposiums satellites. Pour réserver un symposium satellite, consultez la page Séances satellites. Lorsqu'un événement associé a été approuvé, une lettre ou un courrier électronique de confirmation est adressé au partenaire en charge. À ce moment-là, le partenaire en charge de l'événement associé peut commencer à travailler directement avec le lieu retenu en ce qui concerne les dispositions spécifiques.
Une personne souhaitant accueillir un événement associé ne doit pas signer de contrat de location d'espace tant que sa demande n'a pas été approuvée, ou cette signature s'effectuera à ses propres risques.
Les organisations doivent assumer les coûts directs de l'événement (nourriture et boissons, location des locaux, matériel audiovisuel, etc.)
Règles et directives concernant les événements scientifiques associés
La société ou l'organisation partenaire est responsable des actions de ses employés et/ou de ses mandataires, et SIDA 2006 attendra qu'ils suivent les directives applicables aux événements associés. Le comité du programme de SIDA 2006 attend des personnes qu'elles respectent et soutiennent la philosophie, l'atmosphère et les politiques du Congrès. Le non respect de ces directives par une société, une organisation sans but lucratif ou un groupe de travail, ou par ses mandataires ou employés, peut entraîner la révocation de l'habilitation de la société, l'organisation ou le groupe à organiser un événement associé lors des futurs Congrès internationaux sur le SIDA.
Les critères utilisés pour choisir un événement associé officiel sont les suivants :
Les événements associés doivent refléter et/ou soutenir la vision et les objectifs du Congrès
Les événements associés doivent traiter du VIH/SIDA, des co-infections ou des problèmes auxquels sont confrontées les personnes ou les organisations touchées par le VIH/SIDA ou luttant contre cette épidémie
le programme d'événements associés doit refléter les politiques et les objectifs du Congrès quant à la diversité et l'implication.
Créneaux horaires alloués aux événements associés
Le XVIe Congrès international sur le SIDA a adopté une politique qui réservent tous les événements associés ne faisant pas partie du programme officiel aux horaires indiqués ci-dessous.
Aucun événement associé ne doit entrer en compétition ni affaiblir une partie du programme officiel de SIDA 2006. Aucune activité d'aucune nature ne peut être programmée si elle entre en conflit avec le programme officiel ou les réunions satellite prévues lors du Congrès.
| Date |
Programme officiel
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Créneaux horaires pour les événements associés
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| Samedi 12 août 2006 et auparavant |
Néant |
Toute la journée |
| Dimanche 13 août 2006 |
Symposiums satellites
08h00-18h30
Séance d'ouverture 19h00-2100
Réception de bienvenue
21h00-22h30 |
Avant 08h00 |
| Lundi 14 août 2006 |
Symposiums satellites
07h00-08h30
Programme officiel 09h00-18h00
Symposiums satellites 18h00-20h00
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Avant 07h00
Après 20h00 |
| Mardi 15 août 2006 |
Symposiums satellites
07h00-08h30
Programme officiel
09h00-18h00
Symposiums satellites
18h00-20h00
|
Avant 07h00
Après 20h00
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| Mercredi 16 août 2006 |
Symposiums satellites
07h00-08h30
Programme officiel
09h00-18h00
Symposiums satellites
18h00-20h00
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Avant 07h00
Après 20h00 |
| Jeudi 17 août 2006 |
Symposiums satellites
07h00-08h30
Programme officiel
09h00-18h00
Symposiums satellites
18h00-20h00 |
Avant 07h00
Après 20h00
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| Vendredi 18 août 2006 |
Programme officiel
09h00-12h30
Séance de clôture 12h30-14h00
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Avant 09h00
Après 14h30 |
| Samedi 19 août 2006 |
Néant
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Toute la journée
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Promotion des participants et distributions directes
Lors de la conférence, des tables seront mises à disposition dans les zones d'exposition pour annoncer des activités socioculturelles ou des réunions à venir. Les distributions directes (fournitures par les hôtels aux chambres individuelles) sont un aspect du parrainage et doivent être coordonnées avec le Secrétariat du Congrès.
Le Congrès SIDA 2006 ne vend pas la liste de pré-inscription. Il existe d'autres moyens de faire connaître les événements associés, notamment par la distribution de prospectus sur place, la publicité dans les publications, les encarts dans le sac de documents, etc. Veuillez communiquer avec Neil Chatterjee au secrétariat du XVIe Congrès international sur le SIDA pour obtenir de plus amples informations. Vous trouverez également des informations complémentaires dans la liste des occasions de parrainage sélectionnées présentée à la prochaine rubrique.
Coûts
Important : les dépenses encourues incombent au partenaire de l'événement associé. Le XVIe Congrès international sur le SIDA n'est responsable du paiement d'aucun service lié à l'événement ci-dessus et n'est redevable d'aucune taxe de services, frais de location, contrat de travail, etc., associés au lieu où se tient la manifestation.
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Cliquez ici pour plus d'information sur événements associés au Congrès (uniquement en Anglais)
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